Implantación de un Gestor Documental en tu Empresa


Normalmente las empresas almacenan la información y documentación que generan en directorios de un servidor de red de la empresa o en los ordenadores personales de cada uno de los empleados. Esta manera de gestionar la documentación nos es la más eficiente y genera multitud de problemas, que podrían ser evitados con la implantación de un gestor documental centralizado, donde poder almacenar, inventariar y organizar convenientemente toda la documentación.

Las ventajas de Implantar un Gestor Documental para la gestión de la documentación de una empresa son las siguientes:
  • Centralización de la Base de datos documental, evitando duplicidades
  • Registro e inventario de toda la documentación generada y almacenada
  • Rapidez y agilidad en el acceso a la información compartida
  • Reducción del tiempo de búsqueda y localización de documentos
  • Reducción de costes de administración y almacenamiento
  • Cargas automáticas y remotas de documentación
  • Carga y descarga masiva de documentos
  • Facilita la implantación de medidas de seguridad de los documentos y control de accesos
  • Mejora la imagen corporativa
Previamente a la elección e implantación del Gestor Documental hay que definir las necesidades y especificaciones de dicho Gestor. Algunas de estas especificaciones podrían ser las siguientes:
  • Capacidad de almacenamiento
  • Número de Documentos
  • Número de usuarios
  • Registro e Inventario
  • Control de versiones e histórico
  • Motor de búsqueda
  • Metadatos: Documento, Site, Proyecto, Provincia, Región, Dpto., etc.
  • Flujos de trabajo (Revisión y aprobación)
  • Visor de documentos
  • Edición de documentos
  • Acceso simultaneo de varios usuarios al documento
  • Gestión de permisos (privado, grupo, público, externos)
  • Importación y exportación masiva de documentos SFTP


Ejemplos de SW de Gestión Documental que existen en el mercado:

Open Source
  • Athento
  • Alfresco
  • Nuxeo
  • OpenKM
 
 
Propietarios
  • Sharepoint
  • Documentum
  • SAP
  • LogicalDOC

Francisco López Flores
Gestión de Proyectos y Aseguramiento de Calidad
flopezflores.es@gmail.com

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